Автоматизированная система подготовки документов

Изобретение относится к области вычислительной техники. Технический результат – сопряжение с электронными библиотеками и базами данных внешних источников информации и актуализация информации внутренней базы данных. Автоматизированная система подготовки документов характеризуется тем, что состоит из компьютерного устройства внешнего пользователя, узла связи с внешним пользователем, блока визуализации, интерактивного сервиса «личный кабинет», системы поиска, внутренней базы шаблонов документов, компьютерного устройства оператора базы шаблонов документов, блока подготовки документов, базы готовых документов, системы учета и блока выгрузки готовых документов, блока базы данных внешних источников, узла связи, блока проверки и корректировки шаблонов документов, причем система поиска выполнена с возможностью ее сопряжения с электронными базами данных внешних источников информации, причем блок проверки и корректировки шаблонов документов выполнен с возможностью экспорта шаблонов документов из различных источников, проведения процедуры сравнения шаблонов документов и корректировки макета шаблона из внутренней базы шаблонов документов до действующей версии документа. 1 ил.

 

Изобретение относится к области автоматизации в сфере предоставления услуг и может быть использовано при оказании справочно-информационных и консультационных услуг в различных областях деятельности. В частности, рассматривается система, обеспечивающая подготовку договоров и заявлений, других документов (как типовых, так и имеющих индивидуальный характер) в автоматизированном режиме.

Из уровня техники известны решения, которые выполняют задачу автоматизированного обеспечения юридическими услугами потребителя в зависимости от тематической направленности решаемого вопроса.

Наиболее близким по назначению техническим решением (прототипом) системы, обеспечивающим подготовку документов в автоматизированном режиме, может быть выбрана система предоставления услуг в области создания документов RU №118454, G06F 17/21, опубликовано 20.07.2012). Указанная система включает множество компьютерных устройств, имеющих возможность входа в сеть удаленного доступа, выполняющих функции рабочих мест по обработке документов, по крайней мере, одно компьютерное устройство, предназначенное для хранения баз данных документов в виде шаблонов, по крайней мере, одно компьютерное устройство, представляющее собой сервер, сообщенный с компьютерным устройством, предназначенным для хранения баз данных документов в виде шаблонов, и выполненный с возможностью реализации функции портала, предназначенного для обеспечения и контроля доступа пользователей в режиме удаленного доступа к сайту на этом сервере, оснащенный программным обеспечением для доступа пользователей к шаблонам и их заполнения путем ввода персональных данных, по крайней мере, одно компьютерное устройство, предназначенное для хранения баз данных готовых и заполненных документов.

Недостатком известной системы является отсутствие связей с внешними источниками информации, а также актуализация внутренней базы, что существенно снижает возможности системы и качество информационного обеспечения при подготовке документов в автоматизированном режиме.

Проблемой данного изобретения является устранение указанных выше недостатков и создание автоматизированной системы подготовки документов, обеспечивающей оперативную и объективную информационную поддержку при создании документов в соответствии с требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота, отраслевыми нормами и правилами.

Технический результат, достигаемый при реализации данного изобретения, заключается в расширении функциональных возможностей системы по сбору и обработке информации за счет возможности ее сопряжения с электронными библиотеками и базами данных внешних источников информации, обеспечения своевременной и качественной информационной поддержки процесса подготовки документов различной тематической направленности, а также актуализации информации внутренней базы системы.

Поставленная проблема и указанный технический результат достигаются тем, что автоматизированная система подготовки документов, характеризуется тем, что она состоит из, по крайней мере, одного компьютерного устройства внешнего пользователя, узла связи с внешним пользователем, блока визуализации, «личного кабинета», системы поиска, внутренней базы шаблонов документов, компьютерного устройства оператора базы шаблонов документов, блока подготовки документов, базы готовых документов, системы учета и блока выгрузки готовых документов, блока базы данных внешних источников, узла связи, блока проверки и корректировки шаблонов документов. Узел связи соединен, как прямой, так и обратной связями, с базой данных внешних источников и системой поиска. Система поиска выполнена с возможностью ее сопряжения с электронными базами данных внешних источников информации. Блок проверки и корректировки шаблонов документов выполнен с возможностью экспорта шаблонов документов из различных источников, в том числе внешних, проведения процедуры сравнения шаблонов документов и корректировки макета шаблона из внутренней базы шаблонов документов, до действующей версии документа. Выход системы поиска соединен с входом блока проверки и корректировки шаблонов документов, один выход которого посредством прямой и обратной связи коммутируется с компьютерным устройством оператора, внутренней базы шаблонов документов, а второй выход - с блоком подготовки документов, имеющим связь с базой готовых документов, выход которой посредством прямой и обратной связи через систему учета, связанной с интерактивным сервисом «личный кабинет», соединен с входом блока выгрузки готовых документов, а его выход через узел связи коммутируется с компьютерным устройством внешнего пользователя.

Введение в автоматизированную систему «личного кабинета» позволяет только зарегистрированным пользователям предоставлять возможность работать с автоматизированной системой подготовки документов, просматривать историю ранее созданных документов, отправлять на электронную почту, которая указывается при регистрации, пользователя готовые документы, обеспечивать конфиденциальность личной и финансовой информации.

Наличие блока проверки и корректировки шаблонов документов, позволяет сравнивать шаблоны документов внутренней базы шаблонов документов и базы данных внешних источников и корректировать макеты шаблонов документов до действующей версии документа, тем самым все шаблоны внутренней базы шаблонов документов всегда остаются актуальными для предоставления их пользователю.

Соединение узла связи, как прямой, так и обратной связями, с базой данных внешних источников и системой поиска, обеспечивает, в случае прямой связи, передачу запроса пользователя на поиск документа в базу данных внешних источников для нахождения требуемого документа, а в случае обратной связи, база данных внешних источников обеспечивает передачу требуемого документа для системы поиска.

Выполнение системы поиска с возможностью ее сопряжения с электронными базами данных внешних источников информации, дает право расширить возможности автоматизированной системы подготовки документов для того, чтобы оперативно находить нужный пользователю шаблон, который система поиска не смогла найти во внутренней базе шаблонов документов, не тратить время на поиск нужного сайта, где можно найти документ, а пользоваться уже готовым списком официальных ресурсов, например, ФНС, ФССП и др., а иметь возможность использовать для этого данную систему, которая обеспечивает оперативную и объективную информационную поддержку, а также актуализировать, с помощью блока проверки и корректировки шаблонов документов, те документы, версия которых уже устарела во внутренней базе шаблонов документов.

Выполнение блока проверки и корректировки шаблонов документов с возможностью экспорта шаблонов документов из различных источников, в том числе внешних, проведения процедуры сравнения шаблонов документов и корректировки макета шаблона из внутренней базы шаблонов документов, до действующей версии документа, позволяет пользователю автоматизированной системы подготовки документов находить заданный документ и не сомневаться в его актуальности.

Сущность изобретения поясняется чертежом (фиг. 1), на котором изображена структурная схема автоматизированной системы подготовки документов, где:

1 - компьютерное устройство внешнего пользователя;

2 - узел связи;

3 - блок визуализации;

4 - личный кабинет;

5 - система учета;

6 - система поиска;

7 - внутренняя база шаблонов документов;

8 - база готовых документов;

9 - узел связи;

10 - базы данных внешних источников;

11 - блок проверки и корректировки шаблонов документов;

12 - компьютерное устройство оператора;

13 - блок подготовки документов;

14 - блок выгрузки готовых документов.

Автоматизированная система подготовки документов содержит компьютерное устройство внешнего пользователя 1. Устройство внешнего пользователя 1 через узел 2 связи соединен с блоком 3 визуализации и встроенным в него интерактивным сервисом «личный кабинет» 4. «Личный кабинет» 4 соединен с системой 6 поиска, имеющей прямую и обратную связи с внутренней базой 7 шаблонов документов, базой 8 готовых документов, а также с базами 10 данных внешних источников через узел 9 связи. При этом выход системы 6 поиска соединен с входом блока 11 проверки и корректировки шаблонов документов, один выход которого посредством прямой и обратной связи коммутируется с компьютерным устройством 12 оператора, внутренней базой 7 шаблонов документов, а второй выход - с блоком 13 подготовки документов, имеющим связь с базой 8 готовых документов, выход которой посредством прямой и обратной связи через систему 5 учета связан с интерактивным сервисом «личный кабинет» 4, соединен с входом блока 14 выгрузки готовых документов, при этом его выход через узел 2 связи коммутируется с компьютерным устройством 1 внешнего пользователя.

Автоматизированная система подготовки документов работает следующим образом.

Пользователь с помощью компьютерного устройства 1, такого как: персональный компьютер, ноутбук, персональный коммуникатор, мобильный телефон, мобильное интернет-устройство, платежный терминал, банкомат, инфомат и др., а также сети, объединяющей несколько подобных устройств, и узла 2 связи переходит на нужный поисковый сайт и находит через блок 3 визуализации строку «личного кабинета» 4, где для идентификации необходимо зарегистрироваться. После чего информация о пользователях заносится в систему 5 учета. Далее пользователь вводит логин и пароль и получает доступ в режиме онлайн к поиску нужной информации, к электронным базам документов, блокам системы, отвечающим за модификацию (корректировку) макетов шаблонов по образцу, подготовку документов по выбранным шаблонам, с помощью системы 6 поиска. Для этого пользователь вводит в поисковую строку, которая содержится в системе 6 поиска, свой запрос по следующим признакам: тематика, вид документа, номер типовой формы, дата принятия документа, название документа, текст документа, и после ввода запроса система начинает поиск во внутренней базе 7 шаблонов документов, а также в базе 8 готовых документов.

При наличии запрашиваемого документа, система находит нужный и выдает его пользователю, где далее найденный документ через блок 11 проверки и корректировки шаблонов документов и с помощью компьютерного устройства 12 оператора проверяется на актуальность шаблона. После проверки документа на актуальность он направляется через блок 11 проверки и корректировки шаблонов документов в блок 13 подготовки документов, где пользователь заполняет его согласно форме.

Если же во внутренней базе 7 шаблонов документов, а также в базе 8 данных готовых документов не было найдено нужного, то система 6 поиска обращается через узел 9 связи к базам 10 данных внешних источников, где пользователю предлагается выбрать нужный официальный ресурс, например, ФНС, ФССП и др., размещенный в сети Интернет. Далее найденный (выбранный) пользователем документ направляется через систему 6 поиска в блок 11 проверки и корректировки шаблонов документов, где с помощью компьютерного устройства 12 оператора актуализируется и пополняется внутренняя база 7 шаблонов документов. В случае нахождения нескольких шаблонов одного и того же документа как во внутренних базах 7 системы, так и во внешних источниках информации, в блоке 11 проверки и корректировки шаблонов документов проводится процедура их сравнения и, в случае наличия различий, проводится корректировка макета шаблона из внутренней базы 7 шаблонов документов до действующей версии документа.

Контроль за действиями пользователя по корректировке документов и обновлению внутренних информационных баз осуществляется с помощью компьютерного устройства 12 оператора базы данных.

Следующим шагом является сам процесс формирования документа, где пользователь заполняет его согласно форме в блоке 13 подготовки документов. Для формирования документа выбирается один из возможных вариантов действий: в первом случае формирование документа осуществляется путем подстановки реквизитов и/или иных данных в шаблонна пустые места, во втором - генерацией документа по многовариантному шаблону, в том числе путем предварительного опроса пользователя взаимозависимыми вопросами по шаблону. После блока 11 проверки и корректировки документов найденный шаблон направляется в блок 13 подготовки документов, где пользователь заполняет его согласно форме. После того, как пользователь полностью заполнит найденный документ, он, после нажатия пользователем кнопки о полной наполненности шаблона, поступает в базу 8 готовых документов. Далее пользователь получает сообщение о готовности сформированного документа и предложение скачать его. Скачивание документа происходит с помощью блока 5 системы учета через блок 14 выгрузки готовых документов, где через узел 9 связи он передается на компьютерное устройство 1 внешнего пользователя.

Доступ к системе предоставления услуг в области создания документов может предоставляться путем использования пользователем предварительно установленного на его устройство или находящегося на отдельном информационном носителе программного обеспечения (SAAS-приложения). Доступ к системе предоставления услуг в области создания документов в части действий с одним и тем же документом (или шаблоном) может предоставляться как только единственному в данный момент времени пользователю, так и нескольким пользователям одновременно, причем в последнем варианте может быть предусмотрено предоставление (или ограничение) различным пользователям или их группам различных прав и возможностей при работе с конкретным документом (шаблоном) или с документами (шаблонами) определенных типов или категорий.

Автоматизированная система подготовки документов, характеризующаяся тем, что она состоит из по крайней мере одного компьютерного устройства внешнего пользователя, узла связи с внешним пользователем, блока визуализации, интерактивного сервиса «личный кабинет», системы поиска, внутренней базы шаблонов документов, компьютерного устройства оператора базы шаблонов документов, блока подготовки документов, базы готовых документов, системы учета, блока выгрузки готовых документов, баз данных и электронных библиотек внешних источников, узла связи с базами данных и электронными библиотеками внешних источников и системой поиска, блока проверки и корректировки шаблонов документов, причем система поиска, обеспечивающая поиск требуемого шаблона документа по запросу и его экспорт в блок проверки и корректировки шаблонов документов, выполнена с возможностью ее сопряжения как с внутренней базой шаблонов документов, так и через узел связи по двусторонним каналам передачи информации с базами данных и электронными библиотеками внешних источников, а блок проверки и корректировки шаблонов документов предназначен для проведения процедуры сравнения и корректировки шаблонов документов до действующей версии документа из различных источников, в том числе внешних, при этом один выход блока проверки и корректировки шаблонов документов посредством прямой и обратной связи коммутируется через компьютерное устройство оператора базы шаблонов документов с внутренней базой шаблонов документов, а второй выход - с блоком подготовки документов, обеспечивающим формирование документа с последующим выводом в базу готовых документов, выход которой посредством прямой и обратной связи через систему учета, связанную с интерактивным сервисом «личный кабинет», соединен с входом блока выгрузки готовых документов, а его выход через узел связи коммутируется с компьютерным устройством внешнего пользователя.